In gesprek over geen tijd hebben

Het ontbreken van tijd lijkt een belangrijke belemmering te zijn binnen veel organisaties om tot vernieuwing of verandering te komen. Blijkbaar neemt de ‘oude werkelijkheid’ zoveel tijd in beslag dat we niet toekomen aan het creëren van een nieuwe. Tijd dus als excuus om niet onze verantwoordelijkheid te nemen. We horen het op elk niveau terug: van CEO tot medewerker van burger tot minister. Toen minister Hennis van Defensie onlangs opmerkte dat ze ergens nog geen tijd voor had gehad, schreef columnist Marc Chavannes in de NRC (11-10-2014): “Als zij het te druk heeft dan zijn haar prioriteiten niet aan de omstandigheden aangepast.“ En dat is de spijker op zijn kop.

Verantwoordelijkheid nemen betekent dat je je vrij maakt en ergens de tijd voor neemt en zo mogelijk  je prioriteiten verlegt. Maar dat zijn we niet geneigd te doen. Het is een observatie die ik al vele jaren geleden deed. Binnen een onderwijsinstelling werd ik een aantal jaren geleden gevraagd ondersteuning te bieden bij het vraagstuk ‘dat men geen tijd had voor de onderwijsvernieuwing’. Geen tijd hebben kwam er op neer dat men dingen deed waar men aan gehecht was en de dingen die nodig waren op zijn beloop liet. Men had dus wel tijd, maar kon niet los komen van die oude vertrouwde werkzaamheden. De oude taken vormden blokkades voor de vernieuwing. Het bleken taken te zijn waar geen opdrachtgever voor was, waar de organisatie geen centimeter wijzer van werd. Zie voor meer informatie hierover het artikel dat ik hierover heb geschreven: https://www.pderoode.com/artikel-O_O-april2007.pdf.

Veel mensen in arbeidsorganisaties blijven doen wat ze deden. Ze zijn als het ware de 21^e eeuw in gestapt met hun 20^e eeuwse agenda. Ook maar geenszins van plan om zich aan te passen aan de eisen die de omgeving op dit moment aan hen stelt. Natuurlijk is het ook waar dat veel organisaties ‘het meer doen met minder’ schromelijk hebben overdreven en dat de werkdruk bij de bestaande medewerkers soms te veel is. Maar dat zou voor een leidinggevende nog geen reden moeten zijn om het begrip ‘tijd’ uit de weg te gaan. Hoe hij dat het beste aan de orde kan stellen? Door met zijn medewerkers in gesprek te gaan. Ik zie een volgende dialoog voor me. Nadat de leidinggevende een korte inleiding heeft gegeven waarom hij dit onderwerp aan de orde wil stellen en daar kostbare tijd aan wil besteden, stelt hij zijn eerste vraag: “Wie vindt dat hij te weinig tijd heeft ?” Vervolgens geeft hij  de gelegenheid de mensen hun verhaal te doen. Daarna vraagt hij aan de groep: “Welke casus vinden jullie het meest geschikt en representatief om over door te praten? “
Wanneer de keuze is gemaakt wordt de inbrenger bevraagd door de rest van de groep. De leidinggevende faciliteert slechts het proces. Wat er nu gebeurt, is dat er een zelfonderzoek plaats vindt bij de casusinbrenger met hulp van de groepsleden. Het is mijn ervaring dat de casusinbrenger zich vaak ergens bewust van wordt, scherper naar zichzelf kijkt en vastgeroeste ideeën ter discussie wil stellen. Leidinggevenden die op een dergelijke manier lastige thema’s in de groep durven te bespreken, creëren verbinding met de groep en zorgt er tevens voor dat de groepsleden ook met elkaar verbonden worden. Waarom? Omdat hij geen schoolse kennis aanreikt maar de essentie van ervaringen van medewerkers centraal stelt. Daarin laat hij zien dat hij ze serieus neemt. Natuurlijk stelt hij daarin soms prikkelende vragen maar die zijn nooit bedoeld om te beschadigen of om te laten zien hoe slim hij zelf is. Nee, ze zijn bedoeld om tot actie en ontwikkeling aan te zetten. Maar ja, dan moeten leidinggevenden daar wel tijd voor willen vrijmaken.