Meer doen met minder

Zomaar een berichtje uit de krant gelezen: “Kennemer Gasthuis schrapt 250 banen.  Gedwongen ontslagen zijn volgens de directie niet uitgesloten. Het schrappen van de banen maakt deel uit van een grote reorganisatie. Er zal meer gedaan moeten worden met minder”.
Ik vroeg me af wat met die laatste zin bedoeld zou worden. Ik legde die vraag afgelopen vrijdag aan mijn MBA studenten voor. Zij meenden dat het ging over het verbeteren van zowel de efficiency als de effectiviteit. Dan zouden we eruit moeten zijn: want als we ‘efficiency’ omschrijven als: het inzetten van zo min mogelijk middelen en ‘effectiviteit’  als de goede dingen doen, dan zouden we dus kunnen stellen: met zo min mogelijk middelen je doelen realiseren. Of metaforisch uitgedrukt: de snelste of kortste route naar het doel én dat doel raken.

Naar alle waarschijnlijkheid zijn de verwachtingen dus van de directie van het Kennemer Gasthuis dat ze met minder mensen meer kwaliteit kunnen leveren.  Hoe gaan ze dat doen, kun je je afvragen? Twee typen antwoorden dringen zich op: harder werken of slimmer werken. Mensen die harder moeten werken blijven voornamelijk hetzelfde werk doen alleen in een hoger tempo of maken eenvoudigweg meer uren. Harder werken betekent niet dat je je afvraagt of je de goede dingen doet, je probeert zoveel mogelijk werk te verstouwen. Veel is goed. Branden blussen. Wie hard werkt, vraagt zich niet af hoe de brand is ontstaan of waar de werkdruk vandaan komt. Daar heb je immers geen tijd voor. Hard werken kan uitmonden in een ratrace: steeds sneller totdat het niet meer gaat. Burnout, stress en langdurig ziekte zijn daarvan de verschijnselen. Een tweede en ander antwoord is: slimmer werken. Dit antwoord spreekt in menig organisatie tot de verbeelding. Slim werken wordt vaak in één adem genoemd met het begrip ‘synergie’. U weet wel dat begrip waarover iedereen meteen roept: 1+1= 3. Maar als we meer willen doen met minder mensen en we willen dat realiseren met slimmer werken dan is het reëel te veronderstellen dat de synergieteller niet direct  op 1+ 1 = 3 is staat, maar waarschijnlijk eronder. Er is ook zoiets als 1+1 = 2 . Ik noem dat ‘Ontbrekende synergie’. Iedereen is op zijn taak gericht en van samenwerking is niet of nauwelijks sprake. De taken worden daarentegen goed uitgevoerd.

Daarnaast is er ook 1+1= -1. Er is ‘Negatieve synergie’. U weet wel, afdelingen waar spelletjes gespeeld worden, waar mensen elkaar niet vertrouwen en medewerkers individueel aan het overleven zijn.
Een klein onderzoekje van mij onder ruim 250 mensen geeft aan dat van de drie synergieniveaus
1+1 = 2 het meeste voorkomt. Het gevaar van deze vorm van synergie is, zo vertelden mensen mij,  dat indien zich een grote verandering voordoet het gevaar ontstaat dat een organisatie of een afdeling afglijdt naar 1+1=-1. Hun routines lopen immers spaak.  
Anders gezegd: organisaties die de kenmerken hebben van ontbrekende synergie (1+1=2) zullen bij een grote verandering zoals een reorganisatie eerder afglijden naar negatieve synergie (1+1=-1) dan zich te ontwikkelen naar positieve synergie (1+1=3). Kenmerkend voor 1+1= 3 is de gerichtheid op de ander. Hoe mooi dat ook klinkt, het is bepaald niet gemakkelijk om daar vorm en inhoud aan te geven in een steeds individualistischer wordende maatschappij. Ik wens de directie van het Kennemer Gasthuis dan ook veel wijsheid toe in het streven naar ‘meer doen met minder’, al was het alleen maar omdat ik er nog steeds patiënt ben.