Waarom de traditionele compliance-aanpak niet werkt en aanzet voor een alternatief

Veel organisaties zijn druk bezig met allerlei compliance programma’s. Compliance gaat over het naleven van regels door mensen en organisaties. Schandalen, fraudes en malversaties liggen hier vaak aan ten grondslag. Om erger te voorkomen en bekeuringen te vermijden, starten vooral banken en verzekeraars allerlei compliance programma’s op, liefst voorzien van een compliance-officer. Waar het in feite op neer komt is dat organisaties het gedrag van hun mensen proberen te beïnvloeden via regels. Regels die worden overgedragen via uitleg, trainingen en handboeken. Hoe logisch dit alles ook klinkt, het werkt gewoonweg niet zo. Daar zijn een aantal redenen voor te bedenken.
De meest voor de hand liggende reden is dat het een veel te geplande (blauwe) benadering is die mensen nauwelijks ruimte laat om hun eigenheid –hun autonomie- en zingeving kwijt te kunnen. Het is te dichtgetimmerd en te rationeel. Waarom organisaties dat doen? Om zekerheid af te geven. Maar het is een schijnzekerheid omdat de geplande benadering al aan roest onderhevig is tijdens het schrijven.
Een tweede reden is dat de traditionele compliance aanpakken uitgaan van het negatieve: ze sporen fouten op en straffen de overtreders. Het is als de rode pen in het onderwijs: we schrijven ‘drie fout’ onder het dictee, in plaats van er ‘zeven goed’ onder te schrijven. Compliance gaat dus vaak over zwakke punten en die motiveren niet. Fouten kunnen angst opleveren, zeker in het geval van straf en sancties. Dat kan leiden tot psychologische spanningen die bekend staan onder de term cognitieve dissonantie. Dat is de perceptie van onverenigbaarheid tussen twee cognities (waarmee ook emoties of gedrag wordt bedoeld). Mensen willen zich dan niet aan de regels houden maar de spanning verkleinen en gaan om die reden hun gedrag of opvattingen aanpassen of rationaliseren. We raken dan nog verder van huis en nieuwe schandalen liggen op de loer.
Een derde reden is dat de traditionele aanpak de specifieke context buiten beschouwing laat. Logisch want de programma’s en de bijbehorende audits worden ontwikkeld op een plek die ver verwijderd is van waar zich het compliance vraagstuk zich afspeelt. Wat hierbij vergeten wordt is dat de context grotendeels het gedrag van mensen bepaalt. In de traditionele aanpak zullen medewerkers hun verantwoordelijkheid niet (kunnen) nemen omdat zij niet geacht worden het compliancesysteem te verbeteren doch slechts uit te voeren.

Wie compliance een warm hart toedraagt, begrijpt dat de kenmerken van de traditionele aanpak, de kiem vormen voor een hernieuwde aanpak.
Een aanpak die altijd start vanuit de context omdat onderwerpen als vertrouwen, integriteit en transparantie nooit in een vacuüm plaats vinden. Concreet kunnen vier stappen doorlopen worden.
Stap1: Voer gesprekken met betrokken (kwalitatieve opzet) en houd een onderzoek (kwantitatieve opzet) onder een representatieve dwarsdoorsnede van de organisatie over compliance. Krijg inzicht in de vraag: “Wat speelt er hier?”
Stap 2: Geef een terugkoppeling van de resultaten in een workshop en stel vast welke kennis en vaardigheden mensen te kort komen of wat er in de context vereist is om daadwerkelijk aan de gang te kunnen gaan.
Stap 3: Van weten naar doen. Een aanpak waarin compliance wekelijks aan de orde komt op de werkvloer. De overgang wordt gemaakt van IK naar WIJ. Praktijkopdrachten zorgen voor de vertaling van kennis naar actie. De eigen specifieke context wordt besproken. Tijdens deze stap leren managers vooral te letten op dié medewerkers die het nieuwe gedrag als eerste durven te vertonen. Wie zijn de early adopters?  
Stap 4:  Deze stap gaat over de vraag: “Wat is nodig om het nieuwe gedrag te laten beklijven?”  Vastgesteld wordt wat in deze specifieke context de belangrijkste beklijvende gedragsfactoren zijn.
Het geheim achter deze hernieuwde aanpak? Action Learning op de werkvloer met leidinggevenden die een voorbeeldfunctie innemen en medewerkers die hun verantwoordelijkheid durven te nemen.